Aspectos clave:
- Es obligatorio tener las facturas de los últimos 4 años.
- Recomendamos guardar las facturas durante al menos 10 años.
- Ante cualquier requerimiento de la Agencia Tributaria, debemos indicar el problema por escrito y comenzar con la búsqueda o intentar reconstruir la información.
¿Qué ocurre si Hacienda pide facturas que no tengo?
Cuando la Agencia Tributaria requiere la aportación de facturas y no se tienen o no se localizan, hay que comunicarlo por escrito. Se debe explicar que, tras una búsqueda diligente, no se han encontrado. Además, deberíamos indicar los motivos del extravío si se conocen.
Si las facturas que nos requieren son clave para probar algún gasto o ingreso declarado, y no se presentan, Hacienda podría considerarlos gastos/ingresos no justificados y proceder a regularizar la situación tributaria. Esto, normalmente implica que tendremos que pagar una liquidación superior.
Por ello, es crucial intentar reconstruir las facturas por otros medios como pedir copias a proveedores o presentar otros documentos sustitutivos que acrediten esas operaciones.
Multas y sanciones por no presentar facturas
Además de la regularización por los conceptos no justificados, el no aportar facturas solicitadas por Hacienda también puede acarrear sanciones:
- Multa fija de 200 euros por cada dato y documento no facilitado o aportado de forma incompleta o con errores.
- Multa proporcional del 2% de la cifra de negocios del último ejercicio si los documentos son especialmente relevantes, con un mínimo de 10.000 euros.
- Si se detecta resistencia, obstrucción, excusa o negativa a la actuación inspectora, la multa es de 1.000 euros por cada requerimiento incumplido.
Por lo tanto, es esencial comunicar a Hacienda cualquier problema con las facturas solicitadas y reconstruir la información lo antes posible. En caso de dificultades, recomendamos contactar con un asesor fiscal que pueda ayudarte a solventar la situación.
Periodo de conservación de facturas según diversos criterios
El plazo que se debe guardar las facturas varía según diferentes normativas:
- Hacienda: 4 años, que es el plazo de prescripción de impuestos. Durante este tiempo se pueden realizar inspecciones.
- Código de Comercio: 6 años. La legislación mercantil amplía en 2 años más el periodo de conservación obligatoria.
- IVA: 4 años con carácter general, pero 9 años para facturas de bienes inmuebles.
- Código Penal: 10 años en caso de posibles delitos como fraude fiscal, para demostrar que no se ha cometido ninguna irregularidad.
- Ley de Prevención de Blanqueo de Capitales: 10 años también por las mismas razones.
En general, consideramos esencial guardar toda la documentación fiscal durante al menos una década por si pudieran requerírnosla.
Cómo y cuándo realiza hacienda la comprobación de facturas
Hacienda cuenta con herramientas de Big Data para cruzar datos bancarios con facturas emitidas cada 4 días. Si detectan irregularidades, investiga más a fondo pidiendo información sobre ingresos en efectivo, préstamos, etc.
Acciones de Hacienda ante anomalías en cuentas y facturas
Si Hacienda detecta alguna anomalía, solicitará información bancaria sobre ingresos y transacciones sospechosas.
También pedirá al contribuyente todas las facturas, tanto emitidas como recibidas, para contrastarlas con los datos fiscales. Si no coinciden, procederá a regularizar la situación tributaria y aplicar las sanciones correspondientes.
Recomendaciones y mejores prácticas
Algunos consejos para poder superar de la mejor manera posible solicitudes de Hacienda cuando no se tienen las facturas requeridas:
- Informar por escrito del extravío y buscar detenidamente los documentos.
- Contar con una asesoría fiscal personalizada para minimizar estas situaciones.
- Intentar reconstruir o conseguir copia de las facturas por otros medios.
- Aportar otros documentos sustitutivos que acrediten esas operaciones.
- Llevar un registro y archivo organizado de todas las facturas para facilitar su localización.
- Digitalizar las facturas para evitar su pérdida y tener copias de seguridad.
- Utilizar un sistema de facturación electrónica certificado.
Nuestros asesores en Crivellari & Co trabajan en la nube a través de Google Drive, tenemos un servicio de digitalización y utilizamos facturación electrónica para nuestros clientes.
Conclusiones
Es obligatorio conservar todas las facturas, justificantes y documentación con trascendencia fiscal durante el plazo que establecen las diversas normativas (entre 4 y 10 años generalmente).
Aunque se extravíen o destruyan, Hacienda puede requerirlas posteriormente y su no aportación acarrea importantes consecuencias.
Ante un requerimiento por parte de la Agencia Tributaria, es crucial informar por escrito del problema e intentar reconstruir la información. También es recomendable implementar buenas prácticas de archivo y digitalización de facturas, así como solicitar asesoramiento profesional para manejar la situación de la mejor manera posible.
