La auditoría de subvenciones es una revisión independiente para comprobar que la parte económica y técnica de tu proyecto con ayuda pública está bien justificada. Va de la mano de la auditoría de tu empresa para asegurar que la contabilidad y los controles internos respaldan cada gasto que has incluido.
ASPECTOS CLAVE
- El coste varía según el alcance, la cantidad de documentos a revisar, el tipo de gastos, si hay varias entidades y los plazos.
- El informe de auditoría demuestra que tus gastos son válidos y traceables. Así evitas “salvedades” en el informe, previenes devoluciones de la ayuda y mejoras tu posición para conseguir futuras subvenciones.
Qué es una auditoría de subvenciones y para qué sirve
Es una revisión independiente para comprobar que el dinero de una ayuda pública se ha usado correctamente en tu proyecto.
El auditor verifica que los gastos son elegibles, que están bien calculados, justificados y pagados, que se han seguido las reglas de la convocatoria y que el proyecto se ha ejecutado en el alcance y los plazos prometidos.
Sirve para demostrar al organismo que concedió la ayuda que has usado bien el dinero. Evita devoluciones de la subvención, sanciones o pérdidas de financiación por errores.
Te ayuda a tener todo en orden (facturas, pagos, documentos técnicos) y fácil de rastrear.
El auditor se encarga de:
- Analizar el presupuesto aprobado frente a lo ejecutado, las facturas y los justificantes de pago.
- Revisa la contratación de proveedores, las hojas de dedicación y las nóminas si imputas personal.
- Comprueba inventarios y activos, la publicidad de la ayuda (logos y menciones obligatorias), los hitos técnicos y las conciliaciones bancarias para verificar que los pagos encajan con el banco.
El resultado es un informe de auditoría que indica si la justificación refleja fielmente la ejecución y si los gastos cumplen las reglas.
Si necesitas ayuda, en Crivellari&co integramos la auditoría de empresa con la justificación de subvenciones para llegar al depósito sin incidencias.
¿Cuándo es obligatoria?
No depende del tamaño de tu empresa, sino de lo que diga cada convocatoria.
Suele ser obligatoria cuando:
- La ayuda supera un importe mínimo que fija la propia convocatoria.
- Hay fondos europeos o internacionales que exigen verificación independiente.
- La modalidad de justificación pide cuenta justificativa con informe de auditor.
- La ayuda es compleja o de alto riesgo y la convocatoria incorpora auditoría.
- Existen requisitos específicos por sector, por tipo de gasto o por proyectos en consorcio o agrupación.
Qué mirar en las bases reguladoras:
- Tipo de justificación y plazos.
- Qué gastos son elegibles y con qué límites (periodo subvencionable, amortizaciones, subcontratación, IVA, etc.).
- Requisitos de auditoría: quién puede auditar, normas aplicables y contenido mínimo del informe.
- Obligaciones de publicidad y tiempo de conservación de la documentación ante posibles revisiones posteriores.
Coste de una auditoría de subvenciones
El coste de una auditoría de subvenciones no es fijo. Cambia según lo que exijan las bases de la ayuda y según lo complicada que sea tu justificación.
Para calcular un buen presupuesto se mira, sobre todo, cuánto gasto hay que revisar, cuántos justificantes hay, qué tipos de gasto incluye (inversión, personal, subcontratación), cuántas entidades participan si es un consorcio y qué plazos tenéis para entregar.
Cuanto más claro y ordenado esté todo, menos horas y menos coste.
Factores que más influyen
- Importe e intensidad de la ayuda y número de documentos a revisar.
- Tipología de gastos. Personal con hojas de dedicación, amortizaciones, compras cofinanciadas, subcontrataciones.
- Cofinanciación UE. Exige alcances y anexos más estrictos.
- Estructura del proyecto. Una entidad o consorcio; sitios y cuentas bancarias múltiples.
- Calidad de la carpeta justificativa. Si la documentación llega ordenada y conciliada, el coste baja.
- Urgencia. Entregas “contra reloj” o en periodos pico encarecen por planificación y dedicación.
- Idioma y desplazamientos. Informes bilingües o verificaciones in situ añaden tiempo.
Qué suele incluir el precio
- Lectura de bases y plan de trabajo.
- Pruebas sobre elegibilidad: facturas, pagos, contratos, logos y menciones, hitos técnicos.
- Conciliaciones y muestreos documentales.
- Informe de auditoría con conclusiones y anexos exigidos. Interlocución con el beneficiario y, si procede, con el organismo gestor.
Cómo optimizar el coste de tu auditoría
- Monta desde el día 1 una carpeta justificativa única (facturas + justificantes de pago + evidencias técnicas).
- Etiqueta partidas y vincula cada gasto a la línea presupuestaria aprobada.
- Conciliaciones bancarias preparadas y registros horarios firmados si imputas personal.
- Alinea un calendario realista con el auditor y evita cambios de alcance de última hora.
Cómo elaborar una auditoría de subvenciones
La auditoría de subvenciones comienza con la lectura de las bases reguladoras y de la resolución de concesión para fijar alcance, periodos y criterios de elegibilidad.
A partir de ahí se acuerda un calendario y se solicita la “carpeta justificativa” completa: presupuesto aprobado y modificaciones, facturas y justificantes de pago trazables, contratos y comparativas de ofertas cuando proceda, documentación técnica de hitos, y, si hay personal imputado, nóminas y hojas de dedicación firmadas.
Con la documentación preparada:
- El auditor ejecuta un trabajo de campo proporcional al riesgo:
- Verifica causalidad y fechas de los gastos.
- Concilia extractos bancarios con pagos y facturas.
- Revisa la contratación exigida por la convocatoria.
- Comprueba la publicidad institucional (logotipos y menciones).
- Tras analizar los resultados:
- Emite un borrador con hallazgos y peticiones de subsanación.
- Emite el informe de auditoría de subvenciones con su conclusión y los anexos requeridos por el órgano gestor.
El objetivo es entregar un informe válido, claro y sin salvedades, minimizando riesgos de reintegro y acelerando el cobro de la ayuda.
Una auditoría de subvenciones bien planificada convierte la justificación en un trámite previsible: asegura elegibilidad, reduce riesgo de reintegro y acelera el cobro.
Si el proyecto es complejo o cofinanciado por la UE, contar con un equipo experto que integre contabilidad, fiscalidad y auditoría te ahorra tiempo y sorpresas, y deja un informe limpio que refuerza tu posición en futuras convocatorias.
